Rozwój i poprawa jakości i dostępności e-usług w gminie Stare Miasto - etap II

„Rozwój i poprawa jakości i dostępności e-usług w gminie Stare Miasto – etap II"

Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021 - 2027

Priorytet 1: Fundusze europejskie dla wielkopolskiej gospodarki 

Działanie 1.4: Rozwój e-usług i e-zasobów publicznych w ramach ZIT

Całkowita kwota zadania wynosi 385 189,88 zł

Kwota dofinansowania UE to: 269 632,91 zł

Termin realizacji zadania: 30.06.2028 r.

Zakres rzeczowy projektu:

Projekt zakłada wdrożenie w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej (GOPS) w Starym Mieście nowoczesnego systemu klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) w modelu usługi A2A, zintegrowanego z funkcjonującym systemem EZD w Urzędzie Gminy Stare Miasto oraz z gminną platformą e-usług. Przedmiotem projektu jest kompleksowa cyfryzacja procesów obsługi dokumentów i spraw realizowanych przez GOPS oraz uruchomienie elektronicznych kanałów obsługi mieszkańców.

Integracja systemu umożliwi automatyczną, bezpieczną i zgodną z przepisami prawa (w tym RODO i wymogami archiwalnymi) wymianę dokumentów i danych pomiędzy jednostkami, eliminując konieczność ręcznego przekazywania dokumentacji oraz ograniczając dublowanie danych. Istotnym elementem projektu jest również rozbudowa gminnej usługi e-wniosek poprzez zaprojektowanie i wdrożenie nowych elektronicznych formularzy wniosków dedykowanych GOPS, umożliwiających składanie wniosków dotyczących świadczeń społecznych, zasiłków, dodatków oraz innych form wsparcia.

Wszystkie nowe wnioski osiągną co najmniej 4 poziom dojrzałości cyfrowej, co oznacza pełną obsługę sprawy online – od złożenia wniosku, przez jego przetwarzanie w systemie EZD, aż po wydanie decyzji i komunikację z mieszkańcem.

W ramach realizacji projektu planuje się objęcie cyfrowym obiegiem dokumentów całość spraw prowadzonych w GOPS oraz integrację kluczowych procesów pomiędzy GOPS i Urzędem Gminy. Wdrożenie obejmie również konfigurację systemu, migrację danych, szkolenia pracowników oraz uruchomienie środowiska produkcyjnego.

Efektem projektu będzie znaczące usprawnienie funkcjonowania GOPS, w tym skrócenie czasu obsługi spraw, ograniczenie liczby wizyt mieszkańców w jednostce, zwiększenie dostępności usług publicznych oraz poprawa jakości i przejrzystości procesów administracyjnych. 
Projekt przyczyni się do zwiększenia efektywności pracy administracji, automatyzacji procesów kancelaryjnych i archiwalnych oraz podniesienia poziomu cyfryzacji usług publicznych w gminie.

Projekt zakłada zastosowanie standardu WCAG 2.1 w celu zapewnienia jak największej dostępności opracowanych rozwiązań. Dzięki implementacji najnowszych rozwiązań systemy będą charakteryzowały się dużą skalowalnością zapewniającą wysoką jakość. 

Projekt zakłada także stosowanie udokumentowanych standardów interfejsów programistycznych (API).

Kluczowe grupy docelowe realizacji projektu to:

Projekt skierowany jest do następujących grup odbiorców:

• mieszkańców gminy Stare Miasto, w szczególności osób korzystających ze wsparcia GOPS (m.in. osoby starsze, osoby z niepełnosprawnościami, osoby o niskich dochodach, rodziny korzystające ze świadczeń społecznych),
• osób ubiegających się o świadczenia i pomoc społeczną, które dzięki projektowi uzyskają możliwość załatwiania spraw drogą elektroniczną,
• pracowników GOPS, którzy będą korzystać z nowoczesnego systemu EZD usprawniającego codzienną pracę.

Cel główny projektu:

Celem projektu jest wdrożenie i uruchomienie zintegrowanego systemu EZD w GOPS, działającego w modelu A2A oraz połączonego z gminną platformą eusług, co umożliwi pełną cyfryzację procesów obsługi dokumentów oraz uruchomienie formularzy e-wniosków dedykowanych GOPS na poziomie dojrzałości minimum 4.

Cele szczegółowe projektu to:

W wyniku realizacji projektu wdrożony zostanie nowoczesny system klasy EZD w modelu usługowym (A2A), zapewniający pełną cyfryzację procesów obiegu dokumentów w GOPS. System zostanie zintegrowany z funkcjonującym systemem EZD  w Urzędzie Gminy Stare Miasto oraz z gminną platformą e-usług.

Zastosowane rozwiązania techniczne obejmą w szczególności:

• wdrożenie systemu EZD umożliwiającego elektroniczne rejestrowanie, dekretowanie, procedowanie i archiwizowanie dokumentów,
• integrację systemową (A2A) pomiędzy GOPS a Urzędem Gminy, zapewniającą automatyczną i bezpieczną wymianę danych,
• uruchomienie elektronicznych formularzy (e-wniosków) dostępnych dla mieszkańców poprzez platformę e-usług,
• zapewnienie pełnej obsługi spraw w formie cyfrowej (poziom dojrzałości e-usługi min. 4),
• wdrożenie mechanizmów bezpieczeństwa danych zgodnych z obowiązującymi przepisami (w tym RODO),

Planowane efekty rzeczowe projektu:

• Instytucje publiczne otrzymujące wsparcie na opracowywanie usług, produktów i procesów cyfrowych – 2 szt.
• Liczba podmiotów wspartych w zakresie cyberbezpieczeństwa – 1 szt.
• Liczba podmiotów wspartych w zakresie rozwoju usług, produktów i procesów cyfrowych – 1 szt.
• Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4 - transakcja – 1 szt.
• Liczba projektów, w których sfinansowano koszty racjonalnych usprawnień dla osób z niepełnosprawnościami (EFRR/FS/FST) – 0 szt.

Planowane rezultaty realizacji projektu:

• Użytkownicy nowych i zmodernizowanych publicznych usług, produktów i procesów cyfrowych – 300 użytkowników/rok

#FunduszeUE #FunduszeEuropejskie